• Réception des demandes des utilisateurs potentiels : Losange reçoit et traite les demandes et gère l'agenda des locations et occupations

• Les fêtes privées du type anniversaire, mariage, baptême,etc..  ne sont pas autorisées
• Les locations privées seront toujours possibles pour des associations et des buts sociaux.

• visite et étude de faisabilité : toute demande nécessite une rencontre préalable au Palais

• Elaboration du plan d'occupation et d'implantation avec l'organisateur

• Validation: l'utilisateur doit faire une demande d'occupation écrite à la Ville d'Arlon (Collège des Bourgmestre et Echevins rue Paul Reuter 8 à 6700 Arlon). Une fois l'autorisation accordée, l'utilisateur la transmet directement à Losange et la location est validée. La Ville se réserve le droit, in finé, d'autoriser ou de refuser les demandes.

• contrat de location entre l'asbl Losange et l'utilisateur : un contrat entre l'utilisateur et Losange est

  établi pour chaque location

• Visites techniques si nécessaires

• soutien logistique et technique à la mise en place de l'activité durant les périodes de montage et de démontage

• Losange établit les factures de location et des éventuels frais de régie son, light ou projection (et boissons si utilisation du bar) et réceptionne les paiements.
  Tout autre frais est à charge de l'utilisateur.

  Toute location sera formalisée par un contrat accompagné d'un règlement d'ordre intérieur.
  Le contrat reprendra l'identification de l'utilisateur, les tarifs, le nombre de jours et l'espace d'occupation.

Le règlement reprend :

    •    les modalités d'ouverture – fermeture des portes, de conciergerie et de mise sous alarme

    •    les responsabilités de l'organisateur

    •    l'établissement du plan d'occupation

    •    les modalités d'accès avant et après l'évènement et l'entreposage du matériel de l'utilisateur

    •    l'inventaire de l'équipement des salles ainsi que l'état des lieux

    •    l'inventaire du matériel mis à disposition: tables chaises, équipements son et lumière

    •    les modalités d'utilisation du bar

    •    les modalités d'occupation du parking et d'ordonnances de police

    •    les assurances à souscrire

    •    les règlements du couvre-feu et nuisances sonores

    •    les prises en charge d'éventuels droits d'auteur : Sabam

    •    les modalités de résiliation et de cession

    •    les consignes particulières de fonctionnement :

                - interdiction de clouer, percer, agrafer ou coller sur les murs

                - interdiction de repeindre les murs ou d'écrire dessus

                - la gestion des déchets et du nettoyage

                
- les consignes d'hygiène et de sécurité

                
- l'utilisation des toilettes

    •    les modalités d'image et de communication : logo le Palais, site Web, mentions obligatoires

Occupation du rez-de-chaussée :

Occupation complète :